Dấu hiệu cần xem lại cách quản lý bằng Excel
Bạn nên cân nhắc thay Excel khi nhân viên thường xuyên mất thời gian tìm đúng tệp, đối chiếu số liệu hoặc sửa dữ liệu bị ghi đè. Nhưng phát triển phần mềm riêng không phải lựa chọn duy nhất. Trước hết, hãy xem việc thống nhất cách dùng Excel hoặc chuyển sang phần mềm có sẵn có giải quyết được vấn đề không. Excel vẫn phù hợp cho phân tích và thử một quy trình mới.
Những dấu hiệu dễ nhận thấy là mỗi phòng ban có một số liệu khác nhau, công thức bị sửa nhầm hoặc người không có trách nhiệm vẫn xem được dữ liệu. Nếu nguyên nhân chính là mọi người nhập liệu theo cách khác nhau, hãy thống nhất quy định trước. Chuyển cách làm chưa rõ ràng sang phần mềm mới có thể chỉ khiến vấn đề tiếp tục ở một nơi khác.
Bắt đầu từ công việc đang khiến bạn mất thời gian
Hãy bắt đầu từ một việc đang tốn công, như duyệt chi, nhận đơn hàng hoặc kiểm kê kho. Viết lại từng bước: ai nhập, ai kiểm tra, ai duyệt và ai nhận báo cáo. Ghi cả lúc hồ sơ bị trả lại, nhập sai hoặc hủy. Qua đó, bạn sẽ thấy dữ liệu nào là bản chính và dữ liệu nào chỉ được sao chép để tổng hợp.
- Bước nào phải nhập lại thông tin đã có ở nơi khác?
- Sai lệch nào xảy ra thường xuyên, và hậu quả thực tế là gì?
- Ai được xem dữ liệu cá nhân, giá mua hoặc thông tin tài chính?
- Khi người phụ trách nghỉ, người khác có tiếp tục công việc được không?
So sánh ba lựa chọn trước khi viết phần mềm
Bạn có ba hướng để cân nhắc. Nếu quy trình còn đơn giản, hãy chuẩn hóa Excel bằng mẫu chung, vùng công thức được bảo vệ và người quản lý rõ ràng. Nếu công việc khá phổ biến, phần mềm có sẵn có thể đáp ứng. Phần mềm quản lý theo yêu cầu đáng cân nhắc khi doanh nghiệp có quy tắc riêng hoặc cần kết nối những hệ thống mà sản phẩm có sẵn chưa hỗ trợ tốt.
Đừng chỉ so sánh danh sách tính năng và phí mua ban đầu. Hãy kiểm tra quyền truy cập, khả năng xuất dữ liệu, hỗ trợ khi có lỗi và chi phí sửa đổi sau này. Phần mềm mới không nhất thiết phải giữ nguyên mọi cột trong Excel. Điều cần cải thiện là giảm nhập lại thông tin, giảm sai lệch và giúp công việc được xử lý nhanh hơn.
| Tiêu chí | Chuẩn hóa Excel | Phần mềm có sẵn | Phát triển riêng |
|---|---|---|---|
| Quy trình | Ít bước, ít ngoại lệ; có người quản lý biểu mẫu | Quy trình phổ biến; có thể điều chỉnh để phù hợp sản phẩm | Quy tắc riêng quan trọng, khó đáp ứng bằng các thiết lập có sẵn |
| Phân quyền | Nhu cầu chia sẻ và chỉnh sửa tương đối đơn giản | Vai trò và lịch sử sẵn có đáp ứng yêu cầu | Quyền theo dữ liệu, trạng thái hoặc nhiều cấp phê duyệt |
| Dữ liệu | Có thể quản lý một nguồn chính và quy tắc nhập liệu | Có công cụ nhập, xuất và kiểm tra dữ liệu phù hợp | Cần cách tổ chức dữ liệu riêng hoặc nhiều bước để chuyển dữ liệu cũ |
| Tích hợp | Ít trao đổi với hệ thống khác | Các kết nối được hỗ trợ đã đủ dùng | Phụ thuộc nhiều hệ thống nội bộ hoặc kết nối đặc thù |
| Trách nhiệm vận hành | Người quản lý tệp và quy trình sao lưu | Đơn vị cung cấp sản phẩm và quản trị nội bộ | Cần thống nhất bảo trì, hạ tầng và chuyển giao |
Trước khi chọn, hãy thử xử lý công việc quan trọng nhất bằng phương án dự kiến. Với phần mềm có sẵn, kiểm tra xem quyền truy cập và cách xuất dữ liệu có đáp ứng nhu cầu không, đồng thời hỏi rõ phí sử dụng. Với phát triển riêng, cần dành cả thời gian cho nhân sự nội bộ giải thích yêu cầu và kiểm tra kết quả bàn giao.
Phiên bản đầu nên giải quyết việc gì?
Ví dụ giả định: doanh nghiệp đang quản lý đề nghị mua hàng bằng nhiều tệp Excel. Phiên bản đầu có thể chỉ cần tạo đề nghị, duyệt và xem lại lịch sử. Chức năng dự báo hay kết nối kế toán có thể làm sau, khi quy trình chính đã hoạt động ổn định. Cách chia này giúp đội ngũ tập trung vào vấn đề cần giải quyết trước.
- Liệt kê các trạng thái như chờ duyệt, đã duyệt, đã hủy và ai được phép thay đổi chúng.
- Chốt thông tin bắt buộc phải nhập, cách kiểm tra và cách xử lý khi cùng một dữ liệu được nhập hai lần.
- Thống nhất báo cáo tối thiểu cần dùng để tiếp tục vận hành.
- Ghi rõ người dùng phải thực hiện được thao tác gì và kết quả nào được xem là đạt khi nghiệm thu.
Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm thế nào?
Trước khi chuyển dữ liệu, hãy kiểm tra mã bị trùng, ô còn thiếu và cách ghi không thống nhất. Chỉ định người quyết định cách sửa và cột nào trong Excel sẽ chuyển vào mục nào của phần mềm. Giữ bản gốc để đối chiếu, rồi thử nhập một nhóm dữ liệu có đủ các tình huống thường gặp. Chỉ chuyển chính thức sau khi kiểm tra kết quả; không phải mọi dữ liệu cũ đều cần đưa sang.
Nếu dùng Excel và phần mềm mới cùng lúc, phải chốt nơi nào giữ dữ liệu chính và ai cập nhật nơi còn lại. Nếu không, hai bên rất dễ lệch số liệu. Trước ngày chuyển hẳn, hãy xác định lúc ngừng nhập vào tệp cũ, kiểm tra số bản ghi và tổng giá trị liên quan. Cũng cần có cách quay lại khi việc chuyển dữ liệu chưa đạt yêu cầu.
Đánh giá sau triển khai bằng công việc thực tế
Sau triển khai, hãy xem người dùng có hoàn thành công việc dễ hơn không. Theo dõi thời gian xử lý, số lần nhập lại và các lỗi đối chiếu. Nếu họ phải quay về Excel, hãy hỏi nguyên nhân: thiếu hướng dẫn hay phần mềm chưa đáp ứng? Việc dùng Excel để phân tích thêm vẫn có thể hợp lý, không nhất thiết là dấu hiệu dự án thất bại.
Trước khi hỏi báo giá, hãy chuẩn bị mô tả công việc đang tốn công, dữ liệu cần dùng và kết quả muốn cải thiện. Dùng cùng thông tin đó để so sánh ba phương án: sửa cách dùng Excel, mua phần mềm có sẵn hoặc phát triển riêng. Với mỗi phương án, ghi rõ điều làm được và điều chưa đáp ứng, thay vì chỉ đếm tính năng.
- Chuẩn bị biểu mẫu hiện tại và dữ liệu minh họa đã loại bỏ thông tin nhạy cảm.
- Nêu người sử dụng, người duyệt và các ngoại lệ thường gặp.
- Ghi lại lỗi, thời gian đối chiếu và kết quả muốn cải thiện để có cơ sở nghiệm thu.
Dùng các thông tin này để chuẩn bị bản mô tả yêu cầu trước khi chọn công ty phát triển phần mềm